Dalgás

A Dalgás atua no setor da instalação e manutenção de infraestruturas técnicas, incluindo gás, painéis solares, AVAC e assistência técnica. Equipas móveis no terreno executam os serviços; a estrutura administrativa centralizada assegura faturação, pagamentos e controlo documental.

É uma operação típica de serviços técnicos: alto volume de intervenções, informação gerada fora do escritório e forte dependência da rapidez administrativa para manter a tesouraria equilibrada.

O gargalo estava no percurso entre a conclusão do serviço e a emissão da fatura. No terreno, os técnicos preenchiam folhas de serviço em papel — entregues fisicamente no escritório, muitas vezes dias depois. Até esse momento, o administrativo não conseguia avançar.

A situação agravava-se com as fotografias das intervenções. Imagens enviadas por WhatsApp para um telemóvel pessoal, que obrigavam a descarregar, renomear e organizar manualmente dezenas de ficheiros sem ligação clara às folhas correspondentes.

Resultado previsível: processos lentos, risco de erro, trabalho repetitivo e um atraso médio de cerca de duas semanas entre a execução do serviço e a faturação. Capital parado e dificuldade real na gestão de tesouraria.

À primeira vista, o modelo fazia sentido: papel é familiar, WhatsApp parecia rápido, pastas no computador davam sensação de controlo. Na prática, cada uma dessas decisões criava dependências manuais que só funcionavam enquanto o volume era baixo. À medida que a operação cresceu, o administrativo tornou-se o gargalo involuntário de toda a empresa.

A implementação começou pela migração da informação para um ambiente cloud, com acesso centralizado a documentos, imagens e registos operacionais.

Numa segunda fase foi desenvolvida uma aplicação web personalizada que funciona como ponte entre terreno e escritório. Os técnicos mantêm o processo simples: continuam a preencher a folha de serviço em papel, mas no final da intervenção tiram uma fotografia do documento e submetem-na através da aplicação, juntamente com fotografias e vídeos da intervenção. A aplicação organiza automaticamente toda a informação e disponibiliza-a imediatamente ao administrativo.

Foi também criado um painel de controlo que apresenta, em tempo real, a lista de serviços concluídos e prontos para faturação — eliminando dependências de memória, verificações manuais e esquecimentos.

Numa fase posterior foram introduzidas automações baseadas em inteligência artificial com objetivos muito concretos: geração automática de ficheiros de pagamento em lote, leitura e classificação de faturas de fornecedores, e monitorização documental com alertas de validade e conformidade.

Cada automação foi desenhada para libertar tempo humano e reduzir risco operacional. O ganho não foi só eficiência interna — teve impacto direto no cash-flow e na previsibilidade financeira da empresa.