Caso de Estudo da Dalgás

Como a automação de processos com inteligência artificial reduziu o tempo de faturação em 85% na Dalgás

A Dalgás é um exemplo claro de como empresas de serviços técnicos podem crescer em complexidade operacional sem que os seus processos acompanhem esse crescimento. O resultado não era falta de trabalho, mas fricção interna: atrasos, tarefas administrativas excessivas e dinheiro a entrar tarde demais. Este caso mostra como a automação de processos com inteligência artificial resolveu um bloqueio crítico entre o terreno e o escritório, com impacto direto no cash-flow e na capacidade de gestão.

Contexto operacional da empresa

A Dalgás atua no setor da instalação e manutenção de infraestruturas técnicas, incluindo gás, painéis solares, AVAC e assistência técnica. Opera com equipas móveis no terreno responsáveis pela execução dos serviços, enquanto a estrutura administrativa centralizada assegura faturação, pagamentos e controlo documental.

Trata-se de uma operação típica de serviços técnicos: elevado volume de intervenções, informação gerada fora do escritório e forte dependência da rapidez administrativa para manter a tesouraria equilibrada.

O desafio não era técnico nem comercial. Era operacional.

O principal gargalo da Dalgás estava no percurso entre a conclusão de um serviço e a emissão da respetiva fatura.

No terreno, os técnicos preenchiam folhas de serviço em papel. Essas folhas eram depois entregues fisicamente no escritório, muitas vezes dias depois. Até esse momento, o administrativo não conseguia avançar com a faturação.

A situação agravava-se com a gestão das fotografias das intervenções. As imagens eram enviadas por WhatsApp para um telemóvel pessoal, obrigando a descarregar, renomear e organizar manualmente dezenas de ficheiros, sem ligação clara às folhas de serviço correspondentes.

O resultado era previsível: processos lentos, risco de erro, trabalho repetitivo e um atraso médio de cerca de duas semanas entre a execução do serviço e a faturação.

Esse atraso representava capital parado e dificuldade real na gestão de tesouraria.

“Quem estava no escritório sentia que o trabalho nunca acabava. Mesmo com serviços concluídos, a faturação ficava suspensa à espera de papel, enquanto o tempo era consumido a organizar fotos, documentos e dados que já existiam, mas de forma completamente dispersa.”

À primeira vista, o modelo fazia sentido. As folhas em papel eram simples, familiares aos técnicos e legalmente aceites. O WhatsApp parecia uma solução rápida para envio de fotografias. As pastas no computador davam uma sensação de controlo.

Na prática, cada uma destas decisões criava dependências manuais. O sistema funcionava apenas enquanto o volume era relativamente baixo. À medida que a operação cresceu, o administrativo tornou-se o gargalo involuntário de toda a empresa.

Não faltava esforço interno. Faltava um sistema que ligasse o terreno ao escritório sem fricção.

O ponto de rutura surgiu quando ficou claro que o problema não era falta de organização, mas sim um modelo de processos completamente desajustado à realidade da empresa.

A decisão estratégica não foi informatizar tudo de forma forçada nem impor ferramentas complexas às equipas técnicas. O critério foi simples: eliminar o transporte físico de informação e garantir que os dados chegavam ao escritório no momento em que o serviço terminava.

Tudo o resto seria construído a partir dessa base.

A abordagem estratégica adotada

A solução passou pela implementação de uma estratégia de automação de processos com inteligência artificial orientada para impacto operacional imediato.

A prioridade não era tecnologia pela tecnologia, mas sim remover fricções entre o terreno e o escritório.

Os princípios definidos foram claros:

Digitalizar a informação no momento em que ela é gerada, sem complicar o trabalho das equipas técnicas.

Centralizar todos os dados operacionais num sistema único e acessível.

Eliminar tarefas administrativas repetitivas que consumiam tempo sem acrescentar valor.

Acelerar decisões financeiras e operacionais, em vez de criar camadas adicionais de reporte ou dashboards pouco utilizados.

Foram também conscientemente evitadas soluções complexas, dependentes de múltiplas ferramentas desconectadas ou que obrigassem a mudanças radicais nos hábitos das equipas no terreno.

A implementação faseada e controlada

A implementação começou pela migração da informação para um ambiente cloud, garantindo acesso centralizado e estruturado a documentos, imagens e registos operacionais.

Numa segunda fase foi desenvolvida uma aplicação web personalizada que funciona como ponte entre o terreno e o escritório.

Os técnicos mantêm o processo simples: continuam a preencher a folha de serviço em papel, mas no final da intervenção tiram uma fotografia do documento e submetem-na através da aplicação, juntamente com fotografias ou vídeos da intervenção realizada.

A aplicação organiza automaticamente toda a informação na estrutura correta e disponibiliza-a imediatamente ao administrativo.

Foi também criado um painel de controlo que apresenta, em tempo real, a lista de serviços concluídos e prontos para faturação. Isto eliminou dependências de memória, verificações manuais e esquecimentos.

Numa fase posterior foram introduzidas automações baseadas em inteligência artificial com objetivos operacionais muito concretos:

Geração automática de ficheiros de pagamento em lote.

Leitura, classificação e arquivo inteligente de faturas de fornecedores.

Monitorização documental com alertas automáticos de validade e conformidade.

Cada automação foi desenhada para libertar tempo humano e reduzir risco operacional.

Este projeto em números

1. Tempo médio entre serviço concluído e faturação: redução de aproximadamente 2 semanas para cerca de 48 horas.
2. Impacto operacional: eliminação da dependência de entrega física de documentos e da organização manual de fotografias e ficheiros.
3. Ganho de eficiência administrativa: cerca de 16 horas de trabalho poupadas por mês, equivalente a aproximadamente dois dias completos de trabalho.

Este ganho não se traduziu apenas em eficiência interna. Teve impacto direto no cash-flow e na previsibilidade financeira da empresa.

Este caso revela um padrão frequente em empresas de serviços técnicos: o maior travão ao crescimento raramente está na capacidade técnica ou na procura do mercado. Está na forma como a informação circula dentro da operação.

Automação de processos com inteligência artificial não significa substituir pessoas. Significa retirar das equipas tarefas que nunca deveriam depender de atenção humana.

Quando a informação chega ao sítio certo no momento certo, a faturação acelera, o controlo aumenta e a gestão ganha margem para tomar decisões com mais rapidez e segurança.

Como a Agens te pode ajudar

Se a tua empresa depende de equipas no terreno, folhas em papel, emails dispersos ou processos administrativos manuais para faturar, pagar ou controlar documentação, o problema raramente é falta de dedicação interna.

Na maioria dos casos, trata-se de processos que nunca foram redesenhados para acompanhar o crescimento da operação.

A Agens trabalha com empresas de serviços que precisam de simplificar processos críticos, automatizar tarefas repetitivas e usar inteligência artificial para acelerar decisões operacionais e financeiras.

O primeiro passo não é implementar tecnologia.

É identificar onde a informação se perde, onde o tempo é desperdiçado e onde o controlo operacional começa a falhar.

É normalmente aí que começa a verdadeira transformação.